Contexte du recrutement et définition de poste

Ce poste est pour celle de vos connaissances qui :

• A idéalement une première expérience à un poste d’accueil
• A un très bon sens du contact
• Souhaite travailler au sein d’une fondation qui œuvre pour la transition sociale et écologique

Responsable Accueil et Intendance (F/H)

Paris 11

Recueil des candidatures en cours

CONTEXTE DU RECRUTEMENT

La Fondation Charles Léopold Mayer pour le progrès de l’homme (FPH) soutient des mouvements et des organisations de la société civile dans leurs actions de plaidoyer en faveur d’une transition sociale et écologique. Par son action, la FPH veut veiller à ce que cette transition s’effectue de manière pacifique et conduise à des modes de fonctionnement de nos sociétés plus participatifs, équitables et durables.

La FPH apporte un appui structurel et dans la durée à des organisations de la société civiles, porteuses d’alternatives et d’un plaidoyer sur des programmes variés comme l’économie écologique, l’énergie et le climat ou encore les territoires en transition écologique.

Plus spécifiquement, la Fondation soutient :

• La mise en réseau des acteurs et des porteurs d’alternatives
• L’élaboration d’analyses et de propositions 
• La diffusion des solutions alternatives pour passer des bonnes pratiques aux bonnes politiques

Après plus de 29 ans de services, la responsable accueil et intendance de la Fondation prend sa retraite. C’est dans ce cadre que la FPH ouvre au recrutement ce poste en CDI.

MISSION

Sous la responsabilité de la directrice du bureau parisien, le/la responsable accueil et intendance (F/H) a pour mission de gérer les locaux et les prestataires de l’immeuble, propriété de la Fondation, situé au 38 rue Saint-Sabin.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES 

Accueil physique et téléphonique :

• Gestion des appels entrants, transferts et rappel des correspondants
• Gestion de l’espace d’accueil (mise en place, préparation des cafés)
• Accueil des rendez-vous et orientations des visiteurs et partenaires
• Accueil des différents services et prestataires
• Traitement du courrier entrant et sortant

Gestion des salles :

• Réception et études des demandes de réservations de salle pour les partenaires extérieurs et les structures hébergées
• Gestion de l’agenda (physique et électronique)
• Élaboration des états des lieux avant chaque réunion
• Suivi des réservations et établissement de bilan

Gestion du bâtiment et intendance :

• Négociation des contrats et devis avec les prestataires (une trentaine) et suivi de leur bonne exécution. Tenue des cahiers d’entretien
• Supervision du ménage et de l’entretien du bâtiment
• Garant de la sécurité et du respect des normes du bâtiment
• Contrôle et vérification des équipements du bâtiment et suivi des réparations
• Responsable des lignes téléphoniques, des clefs
• Gestion des stocks de fournitures de bureau et commande

Administration :

• Gestion des factures
• Gestion des réservations d’hôtels, trains, traiteurs et restaurants
• Responsable de la base communication de l’immeuble (mise à jour, envoi régulier d’informations)

Profil recherché

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience :

• Formation Hygiène – sécurité Environnement, BTS hôtellerie/restaurant ou équivalent
• Idéalement une expérience à un poste d’accueil

Compétences et savoir-être :

• Maîtrise des logiciels de bureautique
• Notions de gestion (devis, contrats, factures)
• Bonne expression orale et écrite
• Sens du contact
• Dynamisme
• Organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

ADHÉSION AUX ASPECTS PRATIQUES

• Poste en CDI, à temps plein aux 35 heures hebdomadaires, réparties ainsi : du lundi au vendredi de 9h à 13h et de 14h à 17h
• Congés : 5 semaines de congés payés
• Localisation : Paris 11
• Rémunération : Entre 26 000 € et 30 000 € bruts annuels selon profil et expérience
• Mutuelle et transport : Transport pris en charge à 50 %. Mutuelle prise en charge à 70 % par la Fondation.

TOUTES LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES 

Dans le cadre du processus de recrutement, Orientation Durable s’engage à examiner avec attention chaque candidature sans la moindre discrimination conformément à l’article L1132-1 du Code du Travail, sur le seul critère de conformité aux compétences demandées pour le poste. 

Quelle que soit l’issue du processus de recrutement, Orientation Durable s’engage à contacter tous les candidats, par mail ou par téléphone, pour leur faire un retour sur leur candidature.